دورة مصغرة في مهارات كتابة التقارير

كتابة التقارير من الأعمال الدورية واليومية التي تحدث في كل ميادين العمل ويعرف التقرير بأنه معلومات هامة يتم رفعها إلي الإدارة العليا أو ما ينوب عنها لإتخاذ القرار المناسب بشأنها ، ويحتاج كل موظف إلي هذه المهارة الحساسة جدا والتي تؤثر كثيرا في نظرة المدراء إلي الموظف الكفء من غيرة ، فأنا حتى لحظة كتابتي لهذه الرسالة أتذكر كيف كان مدير عام الشركة شخصيا يكلفني بكتابة رسائل البريد الإلكتروني ، ويردد دائما أنني الموظف الوحيد الذي يجيد مخاطبة الشركات عبر البريد الإلكتروني لذلك سأضع بين يديكم الأن القواعد ا لأساسية لبناء تقرير مميز تستيطع رفعة إلي الإدارة العليا بشكل مميز وبطريقة تجعلك موظف محترف.

1- عليك أن تفرق بين أنواع التقارير التي ترفعها للإدارة والتي هي كالتالي :

- تقرير شفهي : وهو عبارة عن معلومة بسيطة لا تحتاج إلي تقرير ورقي ولا بريد إلكتروني فقط تخبر المدير بالمعلومة بشكل مباشر شفهيا لأنها في الغالب معلومة غير مؤثرة في قرارات الإدارة مثل هل حضر فلان للعمل اليوم أو ما شابه.

- تقرير ورقي : وهو في الغالب معلومة مهمة يحتاجها المدير بشكل مكتوب مثل رقم هاتف هام لأحد الشخصيات مثلا والشكل الورقي هنا لسرعة إيضال المعلومة ومتى قرر المدير إستخدام رقم الهاتف فهو سوف يخرج الورقة ويقوم بالإتصال.

- تقرير عبر البريد الإلكتروني : وهو التقرير الذي يحتاج منك إلي توثيق معلومات ترفعها للإدارة نظرا لأنها متعددة وكثيرة وغالبا ما تكون هذه المعلومات متوسطة الأهمية بالنسبة للإدارة ولكنك ترفعها عبر البريد كي توثق قيامك بأنك قد قمت برفعها.

- التقرير المفصل : وهذا هو ما نتحدث عنه وهو في الحقيقة يكون مجموعة من المعلومات الهامة والضرورية للإدارة العليا والتي تكون في الغالب ذات أهمية مرتفعة لأنه سوف تكون مؤثرة في إتخاذ القرارات.

2- التقرير المفصل عليك أن تعلم الغرض منه هل هو بغرض إبلاغ الإدارة أم بغرض تقرير سيتم عرضه أثناء إجتماع مغلق للمدراء لأنك في كل حالة سوف تستخدم وسيلة مختلفة عن الأخرى.

3- في حالة التقرير بغرض إجتماع المدراء ، هنا الطريقة المثلى لكتابة التقارير هي PowerPoint  حيث أن التقرير سيتم عرضه على شاشة العرض أثناء إجتماع المدراء لذلك فهو يحتاج إلي أسلوب عرض الشرائح لكافة التفاصيل والمعلومات المطلوبة.

4- أما إن كان التقرير بغرض معلومات إلي الإدارة بشكل مفصل لإتخاذ ما يلزم فإنه في هذه الحالة تكون الطريقة المثلى لكتابة التقارير هي عبر برنامج Word .

5- الفرق بين كتابة التقرير على البريد الإلكتروني وعلى ملف Word  هو هل سيحتاج المدير إلي طباعة التقرير بالطبع يمكن الطباعة في كلا الحالتين ولكن يفضل عند طباعة التقارير إستخدام ملفات Word إن كانت تحتوى على عدد كبير من الصفحات.

6- إستخدم ملفات Excel في حالة التقارير المعتمدة على قوائم بيانات مثل بيانات الموظفين أو أسماء بعض الشركات أو مجموعة عناوين أو قائمة بريد إلكتروني أو ما شابه.

7- قبل كتابة التقرير إجمع  على ورقة منفصلة الأفكار الرئيسية التي تريد إبلاغ المدير بها أكتبها فقط كمذكرة على ورقة بجانبك قبل الشروع في كتابة التقرير.

8- أكتب التقرير بعنوان بارز يوضح ماهية هذا التقرير ولا تنسى وضع تاريخ كتابة التقرير أو تاريخ تقديمة عليك أن تختار أيهما يناسب التقرير والمعلومات التي يحتويها ، وإبدأ في وضع النقاط الأساسية للتقرير وبعد كل نقطة رئيسية إبدأ شرح كل نقطة بشكل منفصل.

9- ما يخص التقارير المقالية مثل تلك التقارير التي تكتب بشكل نص كامل على طريقة المقال مثل أن يكون التقرير عبارة عن شكوى أو شرح حالة أو وضع عمل أو نتيجة مشروع أو عرض مشكلة كل هذه النماذج تحتاج إلي تقرير مكتوب بأسلوب المقال عليك أن تكتب في هذه الحالة جمل واضحة بدون أخطاء إملائية ولا تنسى وضع الفواصل والنقاط وعند الإنتهاء من الفقرة تنهيها وتبدأ فقرة جديدة في كتابة التقرير.

10- أفضل وقت لتقديم التقارير هي بداية اليوم حيث أنه من الجيد أن يبدأ المدراء عملهم بمجموعة معلومات هامة توضح طريقة سير العمل وأهم المستجدات فيه والمطالب والمقترحات حتى يتخذ المدير قرارة في صباح اليوم ومع بدايته.

11- بعد العنوان والتاريخ إبدأ بكتابة تحية رسمية للمدير الذي سوف تخاطبة في التقرير يفضل أن تكون التحية وفقا للقواعد  المعمول بها في الشركة وعلى حسب الطريقة المتعارف عليها لأن هذا الأمر ليس له قواعد ثابتة.

12- لا تكتب التقارير بألوان زاهية أو فاتحة ولكن إختار الألوان الرسمية مثل الأسود ونوع الخط الرسمي المتعارف عليه وإن لم يكن هناك نموذج خطوط متعارف عليه فإختار نموذج الخط الأكثر بساطة وصغير الحجم حتى يكتسب الصورة والشكل الرسمي لخطاب الإدارة.

13- كن واضح في صياغة التقرير ولا تكتب معلومات غامضة أو كلام يطرح أسئلة بدلا من أن يكون تقريرك مساعد على إجابة الأسئلة لا تترك شئ في التقرير للتخمين أو الإستنتاج أو بأسلوب من المفترض أنه يعرف كل هذا ضعه جانبا فعند كتابة التقرير السلاسة والوضوح والشفافية هي عنوان أسلوبك في الصياغة والطرح.

14- إن كنت ترفع معلومات مجدولة لا تنسى وضعها في جداول منمقة ومرتبة إن أمكن وإن لم يكن فإحرص على الشكل المنظم في الرسالة.

15- إن كان التقرير يحتوى على طلب فلا تنسى أن تجعلة في أخر التقرير بعد أن تكون قد شرحت في التقرير كل المصوغات والأسباب التي دفعتك لتتقدم بهذا الطلب.